İlk saç ekimi görüşmesinden önce hazırlanacak kısa bir dosya, randevu süresinin önemli bilgileri hatırlamakla geçmesini önler. Kastamonu Merkez veya Tosya'dan gelen kişi dökülmenin yaklaşık başlangıcını, belirginleştiği bölgeleri ve şimdiye kadar denediği uygulamaları sıralayabilir. Uygulamanın yalnız adını değil, ne zaman yapıldığını da yazmak yararlıdır. Sonuç alınmadığı düşünülen bir ürünün kullanım ayrıntısı hekimle paylaşılmalı; buradan kendi kendine yeni bir tedavi kararı çıkarılmamalıdır.
Sağlık bilgileri ayrı bir bölümde tutulabilir. Süregelen hastalıklar, önceki ameliyatlar, bilinen alerjiler ve düzenli ilaçlar kaydedilir. Takviyeler ve reçetesiz alınan ürünler de unutulmamalıdır. Özellikle işlem olasılığı nedeniyle ilaç bırakılması gerekiyormuş gibi davranmak yerine kullanım listesi değerlendirmeyi yapacak ekiple paylaşılır. Gerekli değişikliklerin kim tarafından ve nasıl planlanacağı açıklanmalıdır.
Saçla ilgili hedefin önceliklendirilmesi görüşmede zaman kazandırır. Ön sınırın görünümü, tepe açıklığı veya saçın kısa kullanıldığında nasıl duracağı farklı taleplerdir. Hepsini aynı anda en yüksek yoğunlukta istemek donör kapasitesiyle uyuşmayabilir. En çok rahatsız eden bölgeyi belirlemek, önerilen dağılımın nedenini anlamayı kolaylaştırır. Örnek fotoğraflar anlatımı destekleyebilir, ancak başka bir kişinin görünümünün kopyalanacağı taahhüdü sayılmaz.
Ulaşım planında muayene günüyle işlem gününün farklı olabileceği hesaba katılmalıdır. Randevunun kapsamı, istenen belgeler ve varsa yeniden değerlendirme ihtimali önceden sorulur. Tosya'dan gidip gelmek düşünüldüğünde kesin yol süresi varsaymak yerine güncel ulaşım koşulları kontrol edilir. Operasyon planlanırsa dönüşte refakat, araç kullanma ve ilk bakımın nerede yapılacağı ayrıca netleşmelidir.
Görüşme notlarında yöntem adının yanında kararın gerekçesi de bulunmalıdır. Donör alanın sınırı, tasarlanan çizgi, kaplanması düşünülen bölgeler ve takip düzeni ayrı ayrı anlaşılmalıdır. Sorun geliştiğinde aranacak kişi ve yüz yüze değerlendirmeye erişim yöntemi yazılı alınabilir. Böylece evde hatırlanmayan talimatları başka sitelerden rastgele birleştirmek yerine kendi planınızın kayıtlarına dönersiniz. Açıklanmayan bir başlık varsa randevu sırasında yeniden sormak, işlem tarihini belirlemekten önce tamamlanması gereken bir iletişim adımıdır.